Gewerbeversicherung in der Nebenkostenabrechnung
Was sind Nebenkosten?
Die sogenannten Nebenkosten oder Betriebskosten beinhalten alle Kosten, die beim Vermieten eines Objekts für den/die Vermieter:in regelmäßig anfallen:
(Warm-)Wasser- und Heizkosten
Straßenreinigung
Müllentsorgung
Außenbeleuchtung
Grundsteuer
regelmäßige Wartungsarbeiten
sonstige immobilienabhängige Kosten, z. B. Kosten für den Energieausweis
Außerdem zählen die Haftpflicht- und Sachversicherungen ebenfalls zu den Nebenkosten, die im Mietvertrag aufgeführt sind.
All diese Kosten sind vom/von der Vermieter:in bei der Abrechnung der Betriebskosten auf den/die Mieter:in umlegbar, d. h. der/die Vermieter:in kann sich die entstandenen Kosten vom Mieter oder der Mieterin zurückholen.
Welche genauen Kosten bei der Abrechnung auf die Mieter:innen umgelegt werden, wird im Mietvertrag festgehalten. Im Mietvertrag vereinbaren die Parteien ebenfalls gemeinsam, ob eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung erhoben wird oder ob die Nebenkosten mit einem monatlichen Pauschalbetrag abgegolten werden. Die Höhe der Vorauszahlung errechnet sich aus der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Wird im Mietvertrag ein Pauschalbetrag vereinbart, entfällt die jährliche Abrechnung.
Welcher Unterschied besteht zwischen privaten und gewerblichen Nebenkosten?
Der/Die Vermieter:in muss grundsätzlich zwischen gewerblichen und privaten Nebenkosten unterscheiden, insbesondere wenn durch die gewerbliche Nutzung von Unternehmern höhere Kosten auf der Nebenkostenabrechnung durch beispielsweise einen erhöhten Strombedarf des Unternehmens im Vergleich zu Personen, die privat mieten, entstehen. Durch diese Unterscheidung werden Mieter:innen nicht zu Unrecht zur Kasse gebeten.
Bei reinen Gewerbeimmobilien berechnen sich die Betriebskosten nach der Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjekts. Dieser Verteilerschlüssel ist bei gemischt genutzten Immobilien jedoch nicht anwendbar. Gibt es zum Beispiel nur eine Gewerbeeinheit gegenüber mehreren privaten Mietwohnungen, darf in diesem Fall die Kostenverteilung nicht zu Lasten der Wohnraummieter gehen. Daher gilt es, den Anteil gewerblicher und privater Nutzung genau zu prüfen und bei der Nebenkostenabrechnung entsprechend zu berücksichtigen.
Gibt es eine Frist für die Nebenkostenabrechnung?
Die Nebenkostenabrechnung muss den Mieter:innen innerhalb von 12 Monaten nach dem Abrechnungszeitraum durch den/die Vermieter:in mitgeteilt werden. Diese Regelung gilt nicht nur für privat gemietete Wohnungen oder Häuser, sondern wird in der Regel auch für gewerblich genutzte Immobilien angesetzt.
Für private Mieter:innen gilt: Nur wenn die Abrechnung der Betriebskosten ordnungsgemäß und fristgerecht innerhalb der 12 Monate erfolgt, sind eventuell erforderliche Nachzahlungen auch rechtlich wirksam. Bei Gewerberäumen haben Vermieter:innen jedoch auch nach Ablauf der üblichen Mitteilungsfrist die Möglichkeit, eine Nebenkostennachforderung geltend zu machen. Die Verjährungsfrist zur Einforderung einer Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung beträgt hier drei Jahre.
Übrigens: Die Nebenkostenabrechnung hat im Mietrecht einen hohen Stellenwert, da es aufgrund der Kosten immer wieder zu Missverständnissen zwischen Mieter:innen und Vermieter:innen kommt.
Können Versicherungen über die Nebenkosten umgelegt werden?
Im Folgenden erfahren Sie, ob und welche Versicherungen über die Abrechnung der Nebenkosten auf den/die Mieter:in umgelegt werden können. Generell gesagt: Ja, Versicherungen können vom/von der Vermieter:in auf den/die Mieter:in umgelegt werden – allerdings nur, wenn es sich um hausbezogene Versicherungen handelt. Welche Versicherungen dazu zählen, erfahren Sie hier.
Umlagefähige Versicherungen
Wie bereits oben erwähnt, sind lediglich die hausbezogenen Versicherungen umlegbar. Zu den umlegbaren Versicherungen zählen beispielsweise folgende Versicherungen:
Gebäudeversicherungen
gegen Wasser- oder Feuerschäden
Haftpflichtversicherungen
wie Gebäudehaftpflichtversicherungen, Fahrstuhlhaftpflichtversicherungen oder andere objektbezogene Haftpflichtversicherungen wie die Hausbesitzerhaftpflichtversicherung, die greift, wenn sich eine nicht-mietende Person auf dem Grundstück verletzt.
Nicht umlagefähige Versicherungen
Selbstverständlich gibt es einige Versicherungskosten, die vom/von der Vermieter:in nicht auf den/die Mieter:in umlegbar sind. Dazu zählen grundsätzlich alle privaten Versicherungen des/der Vermieters/Vermieterin. Beispiele für nicht umlagefähige Versicherungen sind die Mietausfallversicherung, die private Haftpflichtversicherung oder die private Rechtsschutzversicherung. Im Falle einer gewerblichen Nutzung ist der Anteil dieser Nutzung am Gesamtgrundstück zu prüfen, sodass nur dieser Teil belastet wird. Außerdem zählen die Kosten der Reparaturversicherung nicht zu den umlagefähigen Nebenkosten, da dies zu den regulären Aufgaben eines/einer Vermieters/Vermieterin gehört.
In welcher Höhe können Versicherungen über die Nebenkosten umgelegt werden?
Grundsätzlich können alle umlagefähigen Versicherungen über die Betriebskostenabrechnung in voller Höhe auf den/die Mieter:in umgelegt werden. Zudem muss ein Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gelten: Nicht jede Versicherung, die abgeschlossen werden kann und theoretisch umlegbar ist, darf auf den/die Mieter:in umgelegt werden – das sollten Vermieter also vorab prüfen.
Gewerbemiete mit Umsatzsteuer – sind Nebenkosten hier ebenfalls steuerpflichtig?
Wenn bei einem Objekt, das gewerblich vermietet wird, entschieden wurde, dass eine Umsatzsteuer erhoben wird, dann gilt dies für den gesamten Umsatz, der aus dem Mietverhältnis entsteht, und dazu gehören auch die Nebenkosten. Dementsprechend unterliegen die Nebenkosten eines gewerblich vermieteten Immobilienobjekts ebenfalls der steuerlichen Pflicht. Diese anfallenden Kosten sind jedoch auch umlagefähige Kosten. Die Entscheidung, Umsatzsteuer zu erheben, ist jedoch nur zulässig, wenn der/die Mieter:in das Objekt ausschließlich für Umsätze verwendet oder zu verwenden beabsichtigt, die einen Abzug der Vorsteuer nicht ausschließen. Eine Pflicht hierzu besteht jedoch nicht – selbst, wenn der/die Mieter:in am Vorsteuerabzug stark interessiert ist, ergibt sich keine Pflicht des Vermieters oder der Vermieterin, zur Umsatzsteuer zu optieren.
Zusammenfassung: Nebenkostenabrechnung und Gewerbeversicherungen
als Nebenkosten versteht man die Kosten, die für den/die Vermieter:in eines Objektes regelmäßig anfallen, wie beispielsweise die Kosten für die Müllentsorgung oder für die Haftpflicht- und Sachversicherungen
die Kosten kann der/die Vermieter:in vom/von der Mieter:in zurückfordern – in welchem Rahmen das möglich ist, muss im Mietvertrag festgehalten werden
man unterscheidet in umlagefähige Versicherungen (z. B. Gebäudeversicherung oder Glasversicherung) und nicht umlagefähige Versicherungen (z. B. private Haftpflichtversicherung)
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